?>
- баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх ажлыг зөв зохистой төвлөрүүлэх;
- баримт бичгийг цөөн дамжлагаар хянан шийдвэрлэх;
- нэг төрлийн баримт бичгийг дамжуулах, хянан шийдвэрлэхэд ижил дараалал тогтоох;
- баримт бичиг, түүнтэй холбогдсон мэдээллээр өгөгдлийн нэгдсэн сан үүсгэх.
- Албан хэрэг хөтлөлтийн зохион байгуулалт нь баримт бичгийн нэр төрөл, байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцийн онцлогоос хамаарч богино хугацааны эргэлттэй буюу ажлын цөөн үе шаттай, урт хугацааны эргэлттэй буюу хэд хэдэн ажлын үе шаттай гэсэн хэлбэртэй байна.
- Байгууллага албан хэрэг хөтлөлтийн зохион байгуулалтын үе шатны хэлбэрийг энэхүү журмын 2.1.2-т заасан журмаар тогтоож, мөрдөнө.
- Байгууллагын үйл ажиллагаанд өдөр тутам үүсэж хөтлөгдөж буй баримт бичиг, мэдээллийг ирсэн, явуулсан, дотооддоо үүссэн баримт бичгүүд гэж ангилах бөгөөд боловсруулалтын хувьд тус бүрдээ онцлогтой байна.
- Баримт бичгийг бүртгэх гэдэг нь тэдгээрийг бүртгэл-хяналтын хэлбэр (бүртгэлийн дэвтэр, бүртгэл-хяналтын карт, албан хэрэг хөтлөлтийн программ)-т оруулж, тэмдэглэл хийх ажилбар болно. Бүртгэлийг цаасан болон цахим хэлбэрээр хослон явуулна.
- мэдээллийн систем нь баримт бичгийг хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу ангилан бүртгэх, бүртгэл-хяналтын карт нээх, хаах, мэдээлэл нэмэх, шилжүүлэх, бүртгэгдсэн бүх өгөгдлөөр хайлт хийх, мэдээ тайлан гаргах зэрэг бүтэц, үйлдлүүдтэй байна. (Энэ заалтыг Засгийн газрын 2022 оны 212 дугаар тогтоолоор өөрчлөн найруулсан)
- Ирсэн баримт бичигтэй ажиллах ажлын зохион байгуулалт
Байгууллагад ирсэн цаасан баримт бичгийг дараахь үе шат, дарааллаар хянаж шийдвэрлэнэ: (Энэ заалтад Засгийн газрын 2022 оны 212 дугаар тогтоолоор нэмэлт орсон)
- бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авах;
- зөв хаягласан эсэх, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгах;
- бүртгэх;
- бичиг хэрэгт хүлээн авсан тухай тэмдэглэл хийх;
- удирдлагад танилцуулах;
- удирдлага баримт бичигтэй танилцаж цохолт хийх;
- удирдлагын цохолт бүхий баримт бичгийг мэдээллийн санд оруулах;
- хариутай бичигт бүртгэл-хяналтын карт хөтлөх;
- баримт бичгийг шийдвэрлүүлэхээр холбогдох ажилтанд шилжүүлэх;
- баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих;
- баримт бичгийн хариуг төслөөр бэлтгэх, удирдлагад танилцуулах, баталгаажуулах;
- шийдвэрлэгдсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалах.
